”Det har blivit allt vanligare att företag och andra organisationer vill samla in och redovisa uppgifter om verksamhetens miljöpåverkan, exempelvis utsläppen av koldioxid. Något som kan både vara tidskrävande, besvärligt och det är inte helt lätt att motivera medarbetarna till denna extrauppgift”, konstaterar Fabian Hagman, som är en av grundarna av IT-företaget Presis!.

Att skriva reseräkningar är heller inte något som de flesta personer ser fram emot. Drivkraften att trots allt redovisa utlägg, resor och hotellkostnader är dock stark – utan reseräkning och kvitton blir det inga pengar till dig. För att underlätta administrationen har de flesta organisationer infört mer eller mindre avancerade system för reseräkningar, alltifrån pappersblanketter till webbaserade lösningar.

Johanna1

”Vi jobbar med avancerade webb- och mobilapplikationer och att göra ett system för reseräkningar var därför inget större problem för oss. Det som emellertid präglar vår verksamhet – och som kanske inte är så vanligt i IT-branschen – är miljöengagemanget hos våra medarbetare”, fortsätter Fabian. ”Vi väger pappersavfallet, har maskkompost, underlättar resorna till jobbet genom att personalen har fri kollektivtrafik i tjänsten och mycket annat. I ett projekt vill vi täcka Lund med regnskog och köper efterhand in oss i planteringar av regnskog. Vi kommit en bra bit på vägen och den yta vi köpt täcker nu de centrala delarna av staden. För oss blev det därför naturligt att krydda reseräkningsformuläret med ett antal funktioner som beräknar miljöbelastningen i samband med tjänsteresorna”.

AVTRYCK beräknar miljöbelastningen

”AVTRYCK är en webbtjänst som vi utvecklat och som hjälper organisationer att på ett smidigt sätt samla in data om olika miljöaspekter. Avsikten är att systemet ska underlätta hållbarhetsredovisning, rapporter till myndigheter och mycket annat”, berättar Fabian Hagman. ”Som en valbar komponent i AVTRYCK finns en reseräkningsmodul som vägleder medarbetaren i hur man räknar ut traktamente och redovisar utlägg. Modulen informerar samtidigt om vilken klimatpåverkan resan haft och uppgifterna sparas centralt för analys och redovisning av verksamhetens sammanlagda miljöpåverkan”, säger Fabian.

AVTRYCK Reseräkning beräknar miljöbelastningen per tjänsteresa och visualiserar både den enskilde medarbetarens, avdelningens och hela organisationens resebeteende. Bolaget Trivector levererar aktuell information till reseräkningssystemet om utsläppen av koldioxid från resor med exempelvis bil, flyg, tåg och buss. Via Bing Maps visas resan från starten till slutdestinationen. När du fyller i formuläret efter en avslutad resa bidrar systemet med uppgifter om resans längd och utsläppen av koldioxid. Du kan i grafer se miljöpåverkan av den senaste resan, men även vilka koldioxidutsläpp du orsakat under det aktuella året eller en annan tidsperiod. Du kan få information om hur många resor du gjort, resornas längd, vilka färdmedel du valt och utsläppen av koldioxid.

Presis

Arbetar du som miljösamordnare eller administratör får du automatiskt uppgifter ur systemet och kan sammanställa rapporter om hur verksamhetens resor bidrar till klimatpåverkan. Informationen kan också presenteras i form av grafer på intranätet eller på displayer i personalrummet, receptionen och på andra platser.

Beräkna miljöpåverkan i förväg

Valet av resa styrs i de flesta organisationer av ett antal olika överväganden, exempelvis kostnad, tidsåtgång och säkerhet. Miljöfrågorna har dock under årens lopp smugit sig in i många resepolicys och AVTRYCK Reseräkning ger medarbetaren möjlighet att i förväg testa olika resealternativ och transport för att få information om miljöpåverkan.

”Vi vill nog hävda att det har blivit lite roligare att fylla i reseräkningar och man ska inte underskatta pedagogiken i att medarbetarna på ett enkelt sätt kan beräkna resans koldioxidavtryck. Förhoppningsvis bidrar informationen till en miljöanpassad planering av tjänsteresan. Vi har också ett antal miljösamordnare som konstaterar att de nu sparar en massa tid med att räkna ut miljöpåverkan av organisations tjänsteresor”, avlutar Fabian Hagman.

Artikeln publicerades i juni 2013